どうしよう？大人数で会議という時の場所

システムエンジニアという仕事をしている時、クライアントの元にいって打合せをしてくることが多いですし、喫茶店とかで担当の方と会って話をするということもあります。
少人数での打合せという場合、会社の近くにある喫茶店で比較的落ち着いたところがあって商談などに利用されているので、よくそこを使います。

ただこの間、非常に困ったことがありました。
クライアントの方がお客様を含めて打合せをするということになり、このプロジェクトが比較的大きくてうちの会社の数人が関わることになったんで、大人数での会議となったんです。

しかしうちの会社は、4人程度なら会議できる場所もありますが、今回の様にクライアント3名、お客様2名、うちの会社から4名って、結局合計9名で会議するとなると喫茶店というわけにもいかず、うちの事務所の会議室では狭すぎる・・・と悩みました。

その上それに追い打ちをかけるように見本となるものをプロジェクターで見せて、興味を持っているお客様にみせたいとクライアントから要望があったんです。
会議というかこの場合、サービスを知ってもらう講習会的な部分もある訳で、しかも人数がプラス10名ということになって、いよいよ場所がないと参ってしまいました。

貸し会議室という手があった！

そんな時、同僚の中で以前、クライアントの方で準備してくれたレンタル会議室、つまり貸し会議室を利用したことがあって、そういう場所で行ってみたらどうかと提案してくれたのです。

総勢で結局23名ということになったので、30名まで入室可能な会議質を借りることができ、ちょっと資料作りなども（いきなり見本的な物をみたいとかいうからかなり手こずった）時間がかかったけれど事なきを得ました。

これから利用が多くなるのかも

喫茶店でももちろん商談できるし、クライアントの要望等も聞くことができるけれど、しっかりと見本を見せながら、こういう形にしていきます？と複数の方に説明するという時、貸し会議室の存在は大きいなと感じました。

最近こうしたサービスにはその後に懇親会ができるようにパーティー会場として利用できるという所もあるし、ケータリングサービスもしてくれるところがあるのです。
目的に合わせて様々な利用ができるって考えると、貸し会議室の利用はさらに様々な事に利用できるんじゃないかと感じます。