生産性はタスク管理にかかっている

自分はシステム系の仕事をしているのですが、この仕事はとにかくタスク管理が重要です。多くのプロジェクトメンバーと共に仕事をしているため、誰かが少しでも遅れたり、タスクを忘れたりするとプロジェクト全体に影響が出てしまうのです。

タスク管理をきっちりとしていると、その時にやらなければならないタスクが明確になるため、一つひとつの仕事に全力で集中できるようになります。そのほかにも、タスクの計画を立てるときに優先順位を決めるので、無駄を省いて効率的に仕事ができます。タスク管理を徹底することで、生産性が高まっています。

今回は自分がやってみてうまくいったタスク管理方法をご紹介したいと思います。

紙一枚でタスク管理する方法

一番シンプルで取り組みやすいタスク管理方法は、一枚の紙に書きだす「Doingリスト」という方法です。TO DOリストと名前は似ていますが、これは「やるべきこと」ではなく「いまやっていること」を書き出すリストです。名前が似ている通り作り方も似ていて、一枚の紙を一本の線で左右に分けて、基本的にはやるべきことを取り掛かる順に、紙の左側に上から書いていきます。実際に作業するときには必ず上から順に取り掛かることにより、マルチタスクになってごちゃごちゃしてしまうことを防ぎます。

急ぎの仕事が入ったときには、やるべきことを書き出した左側ではなく、線で分けた右側に書き出して割り込ませます。「これは割り込みで入っている仕事である」と意識することで、その急ぎのタスクが終わったときに本筋のタスクに戻ってきやすくなります。

Doingリストに限った話ではありませんが、タスク管理をするときに重要なのはとにかく抜け漏れをなくすことです。新しいタスクが加わったら、その場でDoingリストの下か右側に追加する習慣をつけなければなりません。

タスク管理に役立つアプリ

紙で管理するのはとても手軽なのですが、ITに関わるような仕事をしているとアプリなどで管理できないかと考えてしまうものです。一種の職業病でしょうか。

タスク管理で便利だと思ったアプリが「Todoist」です。スマホ、タブレット、PCから利用でき、基本的に無料で使えます。

タスク管理を階層化してすっきりさせたり、GoogleカレンダーやEvernoteと連携できたりと、便利な機能が一通りそろっています。動作が軽いので、タスクが発生した瞬間にサクサクと書き込めるところも気に入っています。
日付を登録しておけば自動的に「今日やる」リストを作ってくれますし、登録するときに重要度を設定しておけば一目で優先度がわかるので、並び替えればすぐにDoingリストを作成できます。一週間、一ヵ月という長いスパンでの予定が確認できるのも便利です。